MỤC 14. CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ QUYỀN RIÊNG TƯ

Phiên bản: Dự thảo 1.0 Nền tảng: AITRAVAL Ngày có hiệu lực: Sẽ được xác định khi chính sách được phê duyệt và công bố chính thức.

Thông tin cần hoàn thiện trước khi công bố: Tên pháp lý và thông tin đăng ký của đơn vị vận hành; thông tin vùng lưu trữ của các nhà cung cấp công nghệ; thời hạn lưu trữ cụ thể theo từng nhóm dữ liệu; quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu; thông tin đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng

1. Chính sách này quy định cách AITRAVAL thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân của người sử dụng nền tảng.

2. Chính sách áp dụng đối với các cá nhân có dữ liệu được xử lý trong quá trình sử dụng hoặc tương tác với AITRAVAL, bao gồm:

   • Khách hàng tìm kiếm, đặt và sử dụng dịch vụ du lịch.
   • Nhà cung cấp dịch vụ lưu trú, tour, nhà hàng và thuê xe.
   • Cộng tác viên, đối tác và người đăng tải nội dung trên nền tảng.
   • Người truy cập website, ứng dụng hoặc liên hệ với AITRAVAL.
   • Cá nhân khác có dữ liệu được cung cấp hợp pháp cho AITRAVAL trong quá trình vận hành.

3. Chính sách áp dụng cho website, ứng dụng di động, các tính năng đặt dịch vụ, thanh toán, chăm sóc khách hàng, đăng tải nội dung, đánh giá, chương trình khuyến mại và các chức năng khác do AITRAVAL cung cấp.

4. Chính sách này được áp dụng cùng với Điều khoản sử dụng, Chính sách thanh toán, Chính sách hủy và hoàn tiền, cùng các thông báo riêng về xử lý dữ liệu cá nhân được AITRAVAL công bố.

5. Nếu có khác biệt giữa chính sách này và quy định pháp luật bắt buộc áp dụng, quy định pháp luật được ưu tiên áp dụng.

Ví dụ: Khi khách đặt homestay qua AITRAVAL, dữ liệu được xử lý để xác nhận đặt phòng, liên hệ với khách và chuyển thông tin cần thiết cho cơ sở lưu trú thực hiện dịch vụ.

Điều 2. Đơn vị kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

1. AITRAVAL là tên nền tảng được sử dụng trong chính sách này.

2. Đơn vị chịu trách nhiệm pháp lý đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phải được xác định theo pháp nhân hoặc chủ thể thực tế vận hành nền tảng và vai trò của chủ thể đó trong từng hoạt động xử lý dữ liệu.

3. Trước khi công bố chính thức, AITRAVAL phải bổ sung:

   • Tên pháp lý đầy đủ của đơn vị vận hành.
   • Địa chỉ liên hệ chính thức.
   • Thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin nhận diện pháp lý phù hợp.
   • Đầu mối tiếp nhận yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân.

4. Trong quá trình cung cấp dịch vụ, AITRAVAL có thể tự quyết định mục đích và phương tiện xử lý một số dữ liệu; đồng thời có thể thuê hoặc sử dụng bên thứ ba xử lý dữ liệu theo hợp đồng và phạm vi được phép.

5. Vai trò và trách nhiệm của AITRAVAL, nhà cung cấp dịch vụ và các bên xử lý dữ liệu được xác định theo hoạt động thực tế, thỏa thuận liên quan và pháp luật áp dụng. Việc một bên được gọi là “đối tác” hoặc “nhà cung cấp công nghệ” không tự động loại trừ trách nhiệm pháp lý của bên đó.

Ví dụ: AITRAVAL có thể quyết định thông tin nào cần thu thập để tạo tài khoản; nhà cung cấp công nghệ có thể xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn để hệ thống hoạt động. Trách nhiệm cụ thể của mỗi bên cần được xác định trong hợp đồng và hoạt động thực tế.

Điều 3. Các loại dữ liệu cá nhân có thể được thu thập

Tùy theo chức năng mà cá nhân sử dụng, AITRAVAL có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

3.1. Thông tin tài khoản và liên hệ

• Họ và tên.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ email.
• Tên tài khoản và thông tin xác thực cần thiết.
• Thông tin hồ sơ do người dùng tự cung cấp.

3.2. Thông tin đặt dịch vụ và giao dịch

• Dịch vụ đã tìm kiếm, xem hoặc đặt.
• Ngày, giờ, địa điểm và thông tin liên quan đến việc sử dụng dịch vụ.
• Số lượng khách, yêu cầu đặc biệt và thông tin cần thiết để nhà cung cấp thực hiện dịch vụ.
• Mã đơn hàng, trạng thái đơn hàng và lịch sử giao dịch.
• Thông tin thanh toán, hoàn tiền, hủy đơn và khiếu nại.
• Lịch sử trao đổi với bộ phận chăm sóc khách hàng khi có liên quan.

3.3. Thông tin định danh và xác minh nhà cung cấp

• Thông tin định danh cá nhân được yêu cầu trong quy trình xác minh.
• Thông tin giấy tờ tùy thân, bao gồm CCCD hoặc hộ chiếu, khi cần thiết và có căn cứ xử lý phù hợp.
• Thông tin giấy phép, hồ sơ kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh quyền cung cấp dịch vụ.
• Thông tin người đại diện hoặc người được ủy quyền.
• Các tài liệu phục vụ xác minh tính hợp lệ của nhà cung cấp.

AITRAVAL chỉ nên yêu cầu loại giấy tờ và trường thông tin cần thiết cho mục đích xác minh cụ thể; không mặc nhiên thu thập toàn bộ giấy tờ của mọi đối tượng.

3.4. CCCD, hộ chiếu và thông tin định danh của khách hàng

AITRAVAL có thể xử lý thông tin CCCD hoặc hộ chiếu của khách hàng trong trường hợp có nhu cầu thực tế, mục đích rõ ràng và căn cứ xử lý phù hợp, chẳng hạn khi dịch vụ hoặc quy định áp dụng yêu cầu xác minh danh tính.

Việc thu thập giấy tờ định danh không được thực hiện tràn lan chỉ vì người dùng tạo tài khoản hoặc xem dịch vụ.

3.5. Dữ liệu vị trí

• Vị trí do người dùng chủ động cung cấp.
• Vị trí thiết bị khi người dùng cấp quyền và sử dụng tính năng cần đến vị trí.
• Địa điểm tìm kiếm, điểm đón, điểm trả hoặc địa điểm sử dụng dịch vụ.

AITRAVAL cần giải thích mục đích sử dụng vị trí và chỉ yêu cầu quyền truy cập phù hợp với chức năng mà người dùng đang sử dụng.

3.6. Nội dung do người dùng đăng tải

• Ảnh, video và bài viết.
• Bình luận, đánh giá và xếp hạng.
• Nội dung trao đổi với nhà cung cấp hoặc người dùng khác.
• Thông tin cá nhân xuất hiện trong nội dung do người dùng tự đăng tải.

Người dùng cần cân nhắc trước khi công khai thông tin cá nhân của mình hoặc của người khác trong ảnh, video, bài viết và đánh giá.

3.7. Dữ liệu thiết bị, nhật ký và cookie

• Địa chỉ IP.
• Loại thiết bị, hệ điều hành và trình duyệt.
• Nhật ký truy cập, thời điểm sử dụng và thông tin kỹ thuật.
• Cookie hoặc công nghệ tương tự.
• Dữ liệu tương tác với website, ứng dụng và các tính năng.

Các dữ liệu này có thể được sử dụng để duy trì phiên đăng nhập, bảo mật, ghi nhớ tùy chọn, đo lường hoạt động và cải thiện trải nghiệm.

3.8. Thông tin ngân hàng và thanh toán

AITRAVAL có thể xử lý thông tin cần thiết để xác nhận giao dịch, đối soát, hoàn tiền hoặc chi trả, chẳng hạn:

• Tên chủ tài khoản nhận tiền.
• Số tài khoản ngân hàng hoặc thông tin nhận tiền cần thiết.
• Mã giao dịch, số tiền, thời điểm và trạng thái thanh toán.
• Thông tin giao dịch do đơn vị thanh toán cung cấp.

Thông tin thẻ hoặc thông tin xác thực thanh toán nhạy cảm chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết và theo mô hình kỹ thuật thực tế. AITRAVAL không tuyên bố rằng mình trực tiếp lưu trữ thông tin thẻ nếu hệ thống không thực hiện việc đó.

3.9. Dữ liệu khác

AITRAVAL có thể xử lý dữ liệu khác nếu dữ liệu đó cần thiết cho một chức năng cụ thể, có mục đích rõ ràng, có căn cứ xử lý phù hợp và được thông báo theo quy định áp dụng.

Ví dụ: Khách tìm homestay gần biển có thể cho phép ứng dụng truy cập vị trí để sắp xếp kết quả gần mình. Nếu khách không cấp quyền vị trí, AITRAVAL có thể cho phép khách tự nhập địa điểm tìm kiếm.

Điều 4. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

AITRAVAL xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích phù hợp với hoạt động nền tảng, bao gồm:

1. Tạo, xác thực và quản lý tài khoản người dùng.
2. Xác minh nhà cung cấp và quản lý hồ sơ dịch vụ.
3. Tìm kiếm, đề xuất và hiển thị dịch vụ phù hợp.
4. Tiếp nhận, xác nhận, quản lý và thực hiện đơn đặt dịch vụ.
5. Hỗ trợ thanh toán, đối soát, hoàn tiền và chi trả.
6. Liên hệ giữa khách hàng, nhà cung cấp và AITRAVAL khi cần thực hiện đơn hàng.
7. Tiếp nhận, xử lý yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại và tranh chấp.
8. Phát hiện, ngăn chặn gian lận, hành vi lạm dụng và rủi ro an ninh.
9. Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dùng và AITRAVAL.
10. Thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật, yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền và nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ liên quan.
11. Đo lường hiệu quả hoạt động, phân tích mức độ sử dụng và cải thiện sản phẩm.
12. Gửi thông báo về tài khoản, đơn hàng, giao dịch và các nội dung cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ.
13. Gửi thông tin tiếp thị, quảng cáo hoặc khuyến mại khi có căn cứ xử lý phù hợp và đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan.

AITRAVAL không được tự ý sử dụng dữ liệu cho mục đích mới không phù hợp với mục đích đã thông báo hoặc không có căn cứ xử lý hợp pháp.

Ví dụ: Email dùng để gửi xác nhận đặt phòng không mặc nhiên đồng nghĩa với việc khách đã đồng ý nhận mọi email quảng cáo. Việc gửi quảng cáo phải tuân thủ các quy định áp dụng và lựa chọn của người nhận.

Điều 5. Cách thức thu thập dữ liệu

AITRAVAL có thể thu thập dữ liệu cá nhân thông qua:

1. Thông tin người dùng tự nhập khi tạo tài khoản, đặt dịch vụ hoặc cập nhật hồ sơ.
2. Tài liệu người dùng cung cấp trong quy trình xác minh.
3. Thông tin phát sinh khi người dùng tìm kiếm, đặt dịch vụ, thanh toán, đánh giá hoặc liên hệ hỗ trợ.
4. Dữ liệu kỹ thuật được ghi nhận khi người dùng truy cập website hoặc ứng dụng.
5. Dữ liệu được nhận từ nhà cung cấp, đơn vị thanh toán hoặc đối tác liên quan đến giao dịch, trong phạm vi có căn cứ xử lý phù hợp.
6. Nguồn khác được phép theo pháp luật và được thông báo khi cần thiết.

AITRAVAL phải thông báo rõ ràng về hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu theo yêu cầu pháp luật. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, AITRAVAL phải có cơ chế lấy và lưu bằng chứng đồng ý phù hợp.

Ví dụ: Khi nhà cung cấp gửi hồ sơ xác minh, AITRAVAL cần thông báo mục đích xác minh, loại giấy tờ cần thiết và cách xử lý hồ sơ trước hoặc tại thời điểm thu thập theo quy định áp dụng.

Điều 6. Căn cứ xử lý và sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

1. AITRAVAL xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở phù hợp với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

2. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, AITRAVAL phải cung cấp thông tin cần thiết để người dùng hiểu được:

   • Loại dữ liệu được xử lý.
   • Mục đích xử lý.
   • Chủ thể hoặc nhóm chủ thể có liên quan đến việc xử lý.
   • Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu.
   • Các nội dung khác mà pháp luật yêu cầu phải thông báo.

3. Sự đồng ý phải được thể hiện theo hình thức hợp lệ, có thể chứng minh được và đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng. AITRAVAL không mặc nhiên coi việc người dùng truy cập website, im lặng hoặc không thao tác là sự đồng ý trong trường hợp pháp luật yêu cầu một hành động đồng ý rõ ràng.

4. Khi một chức năng cần xử lý dữ liệu không thiết yếu, AITRAVAL cần cung cấp lựa chọn phù hợp để người dùng quyết định có cho phép xử lý hay không, nếu pháp luật yêu cầu.

5. Việc rút lại sự đồng ý được thực hiện theo cơ chế và điều kiện pháp luật áp dụng. Việc rút lại không làm mất tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã diễn ra trước thời điểm rút lại trên cơ sở hợp lệ.

6. Việc rút lại sự đồng ý có thể ảnh hưởng đến khả năng sử dụng một số chức năng nếu dữ liệu đó thực sự cần thiết để cung cấp chức năng, nhưng AITRAVAL không được dùng điều này để vô hiệu hóa các quyền mà pháp luật bảo đảm.

7. Các trường hợp xử lý dữ liệu không cần sự đồng ý chỉ được áp dụng khi đáp ứng đúng điều kiện pháp luật quy định; không được suy rộng thành quyền xử lý dữ liệu không giới hạn.

Ví dụ: Người dùng có thể từ chối quyền truy cập GPS và tự nhập địa điểm. Tuy nhiên, nếu một dịch vụ cụ thể thực sự cần thông tin nhất định để thực hiện và có căn cứ xử lý phù hợp, AITRAVAL cần giải thích rõ yêu cầu đó trước khi người dùng tiếp tục.

Điều 7. Chia sẻ dữ liệu với nhà cung cấp và bên thứ ba

1. AITRAVAL có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết với các nhóm bên nhận sau:

   • Nhà cung cấp dịch vụ mà khách hàng đã đặt.
   • Đơn vị cung cấp hạ tầng lưu trữ, cơ sở dữ liệu và dịch vụ kỹ thuật.
   • Đơn vị gửi email, SMS hoặc mã OTP.
   • Nhà cung cấp bản đồ, định vị hoặc dịch vụ vị trí.
   • Đơn vị thanh toán, ngân hàng hoặc bên hỗ trợ đối soát giao dịch khi có liên quan.
   • Đơn vị tư vấn, kiểm toán hoặc hỗ trợ pháp lý khi cần thiết và có căn cứ phù hợp.
   • Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo yêu cầu hợp pháp.

2. AITRAVAL chỉ chia sẻ dữ liệu phù hợp với mục đích, phạm vi cần thiết và căn cứ xử lý hợp pháp.

3. Nhà cung cấp dịch vụ chỉ được sử dụng thông tin khách hàng để thực hiện đơn hàng, liên hệ cần thiết và các mục đích khác có căn cứ hợp pháp. Nhà cung cấp không được tự ý sử dụng dữ liệu khách hàng cho mục đích riêng không phù hợp với thông báo và quy định pháp luật.

4. AITRAVAL lựa chọn và quản lý bên xử lý dữ liệu theo mức độ phù hợp với tính chất dữ liệu, rủi ro và nghĩa vụ pháp luật.

5. Khi pháp luật yêu cầu hợp đồng, thỏa thuận xử lý dữ liệu hoặc biện pháp bảo vệ cụ thể, AITRAVAL phải thực hiện trước khi triển khai hoạt động tương ứng.

Ví dụ: Khi khách đặt tour, AITRAVAL có thể chuyển tên, số điện thoại và thông tin đặt tour cần thiết cho đơn vị tổ chức tour. AITRAVAL không nên gửi kèm bản chụp CCCD của khách nếu đơn vị tổ chức không cần và không có căn cứ phù hợp để nhận dữ liệu đó.

Điều 8. Nhà cung cấp công nghệ và dịch vụ hỗ trợ

1. Theo thông tin hiện tại, AITRAVAL dự kiến sử dụng các nhóm dịch vụ công nghệ sau:

   • Supabase: hạ tầng cơ sở dữ liệu, xác thực hoặc các chức năng kỹ thuật liên quan theo cấu hình thực tế.
   • Dịch vụ email/SMS/OTP: gửi thông báo, mã xác minh hoặc nội dung liên lạc.
   • Nhà cung cấp bản đồ/vị trí: hỗ trợ tìm kiếm địa điểm, hiển thị bản đồ hoặc chức năng định vị.

2. Danh sách trên cần được cập nhật theo các dịch vụ thực tế được tích hợp vào website và ứng dụng.

3. Trước khi công bố chính sách, AITRAVAL cần xác minh tên pháp lý của nhà cung cấp, vai trò xử lý dữ liệu, nơi lưu trữ và xử lý dữ liệu, các bên phụ xử lý nếu có, cũng như điều khoản bảo vệ dữ liệu áp dụng.

4. AITRAVAL không cam kết rằng một nhà cung cấp công nghệ chỉ xử lý dữ liệu tại Việt Nam nếu chưa xác minh được vùng lưu trữ và hoạt động xử lý thực tế.

5. Thông tin chi tiết về các nhà cung cấp và hoạt động xử lý dữ liệu sẽ được cập nhật khi cần thiết để bảo đảm tính minh bạch.

Ví dụ: Nếu cơ sở dữ liệu được đặt tại một khu vực ngoài Việt Nam hoặc nhà cung cấp sử dụng bên phụ xử lý ở nước ngoài, AITRAVAL phải đánh giá nghĩa vụ liên quan đến việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới trước khi tuyên bố rằng dữ liệu không được chuyển ra nước ngoài.

Điều 9. Cookie, công nghệ theo dõi và phân tích

1. AITRAVAL có thể sử dụng cookie và công nghệ tương tự để:

   • Duy trì phiên đăng nhập và bảo đảm hoạt động của website.
   • Ghi nhớ tùy chọn hoặc trạng thái sử dụng.
   • Hỗ trợ bảo mật và phát hiện hoạt động bất thường.
   • Đo lường hiệu quả và phân tích việc sử dụng nền tảng.
   • Cải thiện giao diện, tính năng và trải nghiệm người dùng.

2. Cookie có thể được thiết lập bởi AITRAVAL hoặc bởi nhà cung cấp công nghệ được tích hợp vào nền tảng, tùy theo cấu hình thực tế.

3. Đối với cookie hoặc công nghệ không thiết yếu mà pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý, AITRAVAL sẽ cung cấp cơ chế lựa chọn phù hợp trước khi kích hoạt.

4. Người dùng có thể quản lý cookie thông qua công cụ cài đặt do AITRAVAL cung cấp, nếu có, hoặc thông qua cài đặt của trình duyệt. Việc tắt một số cookie có thể ảnh hưởng đến chức năng cần thiết của website.

5. AITRAVAL cần công bố tên hoặc nhóm công cụ phân tích, mục đích sử dụng và loại dữ liệu được thu thập khi các thông tin đó được xác định.

6. Chính sách này không khẳng định AITRAVAL đang sử dụng một công cụ phân tích hoặc quảng cáo cụ thể nếu công cụ đó chưa được xác nhận trong hệ thống thực tế.

Ví dụ: Cookie cần thiết có thể giúp website duy trì trạng thái đăng nhập. Cookie phân tích có thể ghi nhận những trang được truy cập để AITRAVAL hiểu cách người dùng sử dụng website. Hai loại cookie có mục đích khác nhau và cần được xử lý theo yêu cầu pháp luật tương ứng.

Điều 10. Dữ liệu vị trí và quyền truy cập thiết bị

1. AITRAVAL chỉ yêu cầu quyền truy cập vị trí khi chức năng đang sử dụng có nhu cầu hợp lý, chẳng hạn tìm dịch vụ gần người dùng hoặc xác định điểm đón.

2. Người dùng có thể từ chối hoặc thu hồi quyền truy cập vị trí thông qua cài đặt thiết bị, trừ trường hợp việc cung cấp một thông tin cụ thể là điều kiện cần thiết và hợp pháp của dịch vụ mà người dùng yêu cầu.

3. AITRAVAL không sử dụng dữ liệu vị trí cho mục đích khác không phù hợp với mục đích đã thông báo hoặc không có căn cứ xử lý hợp pháp.

4. Thời gian truy cập, tần suất thu thập và độ chính xác của vị trí phải phù hợp với chức năng thực tế, không thu thập vượt quá mức cần thiết.

Ví dụ: Khi người dùng tìm “nhà hàng gần tôi”, ứng dụng có thể yêu cầu quyền vị trí để sắp xếp kết quả. Nếu người dùng từ chối, ứng dụng có thể cho phép nhập tên khu vực để tiếp tục tìm kiếm.

Điều 11. Dữ liệu thanh toán và thông tin ngân hàng

1. AITRAVAL xử lý thông tin thanh toán nhằm xác nhận giao dịch, đối soát, quản lý đơn hàng, thực hiện hoàn tiền hoặc chi trả và xử lý khiếu nại liên quan.

2. AITRAVAL chỉ yêu cầu thông tin ngân hàng cần thiết cho mục đích thanh toán, hoàn tiền hoặc chi trả tương ứng.

3. Thông tin xác thực bí mật như mật khẩu ngân hàng, mã PIN hoặc mã OTP của ngân hàng không được yêu cầu cung cấp cho nhân viên AITRAVAL qua điện thoại, email hoặc tin nhắn.

4. Việc xử lý dữ liệu thẻ hoặc dữ liệu thanh toán được thực hiện theo mô hình kỹ thuật và thỏa thuận với đơn vị thanh toán thực tế. AITRAVAL phải xác định rõ dữ liệu nào do mình lưu trữ và dữ liệu nào do bên cung cấp dịch vụ thanh toán xử lý.

5. Dữ liệu giao dịch có thể được lưu để phục vụ đối soát, kế toán, nghĩa vụ thuế, giải quyết tranh chấp và các nghĩa vụ hợp pháp khác trong thời hạn cần thiết hoặc thời hạn pháp luật yêu cầu.

Ví dụ: Khi khách yêu cầu hoàn tiền về tài khoản ngân hàng, AITRAVAL có thể cần thông tin tài khoản nhận tiền và mã giao dịch. Khách không cần cung cấp mật khẩu ngân hàng hoặc mã OTP đăng nhập cho AITRAVAL.

Điều 12. Dữ liệu của nhà cung cấp và cộng tác viên

1. AITRAVAL có thể xử lý dữ liệu cá nhân của nhà cung cấp, người đại diện, nhân sự liên hệ và cộng tác viên để xác minh hồ sơ, quản lý dịch vụ, theo dõi đơn hàng, tính hoa hồng, đối soát và chi trả.

2. Đối với hồ sơ định danh hoặc hồ sơ xác minh, AITRAVAL phải giới hạn quyền truy cập theo nhiệm vụ và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp.

3. Tài liệu xác minh không được công khai cho khách hàng hoặc nhà cung cấp khác, trừ trường hợp có căn cứ pháp luật hoặc sự cho phép hợp lệ.

4. Thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp hoặc cộng tác viên chỉ được sử dụng cho mục đích chi trả, đối soát và mục đích hợp pháp liên quan.

5. Khi nhà cung cấp hoặc cộng tác viên chấm dứt sử dụng nền tảng, dữ liệu được xử lý theo Điều 16 về lưu trữ và xóa dữ liệu.

Ví dụ: Khách hàng có thể xem thông tin giới thiệu homestay đã được công khai, nhưng không được xem bản chụp CCCD hoặc hồ sơ ngân hàng mà nhà cung cấp nộp để xác minh với AITRAVAL.

Điều 13. Dữ liệu trẻ em và người dưới 18 tuổi

1. Theo chính sách vận hành dự kiến của AITRAVAL, người dưới 18 tuổi không được tự tạo tài khoản người dùng.

2. AITRAVAL có thể áp dụng biện pháp xác minh độ tuổi phù hợp khi có căn cứ và nhu cầu cần thiết, đồng thời hạn chế thu thập dữ liệu định danh vượt quá mức cần thiết.

3. Việc không cho phép người dưới 18 tuổi tạo tài khoản không đồng nghĩa với việc AITRAVAL không bao giờ xử lý dữ liệu liên quan đến trẻ em. Ví dụ, thông tin trẻ em có thể xuất hiện trong yêu cầu đặt dịch vụ do người lớn thực hiện.

4. Nếu phát sinh việc xử lý dữ liệu cá nhân của trẻ em, AITRAVAL phải tuân thủ các yêu cầu bảo vệ riêng đối với dữ liệu trẻ em theo pháp luật áp dụng.

5. Khi phát hiện tài khoản được tạo trái với giới hạn độ tuổi, AITRAVAL sẽ xem xét biện pháp phù hợp, bao gồm hạn chế hoặc đóng tài khoản và xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật.

Ví dụ: Một phụ huynh đặt phòng cho gia đình và cung cấp số lượng trẻ em đi cùng. Thông tin cần thiết để thực hiện đặt phòng có thể được xử lý theo căn cứ phù hợp; trẻ em không cần tự tạo tài khoản AITRAVAL.

Điều 14. Thời hạn lưu trữ dữ liệu cá nhân

1. AITRAVAL không áp dụng một thời hạn lưu trữ duy nhất cho mọi loại dữ liệu. Thời hạn lưu trữ được xác định theo mục đích xử lý, tính chất dữ liệu, nhu cầu vận hành hợp pháp và nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật.

2. Dữ liệu chỉ được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích đã xác định, trừ trường hợp phải tiếp tục lưu theo quy định pháp luật, yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền hoặc để giải quyết khiếu nại, tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp.

3. AITRAVAL cần xây dựng và duy trì bảng thời hạn lưu trữ nội bộ cho từng nhóm dữ liệu, bao gồm tối thiểu:

   • Dữ liệu tài khoản.
   • Dữ liệu đặt dịch vụ và lịch sử giao dịch.
   • Hồ sơ định danh và xác minh nhà cung cấp.
   • Dữ liệu thanh toán, hoàn tiền và chi trả.
   • Dữ liệu chăm sóc khách hàng, khiếu nại và tranh chấp.
   • Dữ liệu nhật ký, bảo mật, cookie và phân tích.
   • Ảnh, video, bài viết và đánh giá.
   • Dữ liệu được lưu trong bản sao lưu hệ thống.

4. Khi mục đích xử lý đã hoàn thành và không còn căn cứ hợp pháp để tiếp tục lưu, AITRAVAL thực hiện xóa, hủy, ẩn danh hoặc biện pháp xử lý phù hợp theo quy định pháp luật và quy trình kỹ thuật.

5. Dữ liệu liên quan đến kế toán, thuế, giao dịch, hợp đồng hoặc nghĩa vụ pháp lý khác được lưu theo thời hạn tương ứng do pháp luật quy định. Việc người dùng yêu cầu xóa tài khoản không tự động làm mất nghĩa vụ lưu những hồ sơ mà pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu.

6. Nếu dữ liệu đang liên quan đến tranh chấp, điều tra, yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền hoặc nghĩa vụ pháp lý chưa hoàn thành, việc xóa có thể được tạm hoãn trong phạm vi cần thiết và hợp pháp. AITRAVAL phải giới hạn việc tiếp tục xử lý ở mức phù hợp.

7. Thời hạn cụ thể cho từng nhóm dữ liệu sẽ được AITRAVAL xác định sau khi rà soát nghĩa vụ pháp lý, cấu hình hệ thống và nhu cầu vận hành thực tế. Không sử dụng thời hạn tùy ý chỉ vì một nền tảng khác đang áp dụng thời hạn đó.

Ví dụ 1: Dữ liệu của một phiên đăng nhập có thể chỉ cần được giữ trong thời gian ngắn để duy trì phiên và bảo mật. Dữ liệu giao dịch đã hoàn tất có thể cần được lưu lâu hơn để phục vụ đối soát, kế toán, thuế hoặc giải quyết tranh chấp.

Ví dụ 2: Khách yêu cầu xóa tài khoản sau khi hoàn tất chuyến đi. AITRAVAL có thể xóa hoặc ẩn danh dữ liệu không còn cần thiết, nhưng vẫn phải giữ lại hồ sơ giao dịch cụ thể nếu pháp luật yêu cầu lưu trong thời hạn tương ứng.

Phần cần hoàn thiện trước khi phát hành: AITRAVAL phải lập bảng thời hạn lưu trữ thực tế, ghi rõ thời hạn hoặc tiêu chí xác định thời hạn cho từng nhóm dữ liệu, thời điểm bắt đầu tính thời hạn và cách xử lý khi hết hạn.

Điều 15. Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. AITRAVAL áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp với tính chất dữ liệu, quy mô xử lý và mức độ rủi ro.

2. Các biện pháp có thể bao gồm:

   • Phân quyền truy cập theo nhiệm vụ.
   • Xác thực và quản lý quyền truy cập tài khoản quản trị.
   • Bảo vệ thông tin xác thực và bí mật hệ thống.
   • Mã hóa hoặc biện pháp bảo vệ phù hợp đối với dữ liệu cần bảo vệ.
   • Ghi nhận và theo dõi hoạt động truy cập cần thiết.
   • Sao lưu và phương án khôi phục dữ liệu.
   • Kiểm tra, cập nhật và xử lý lỗ hổng bảo mật.
   • Quy trình tiếp nhận và xử lý sự cố.
   • Đào tạo người có quyền tiếp cận dữ liệu.
   • Đánh giá và quản lý rủi ro từ nhà cung cấp công nghệ.

3. Quyền truy cập dữ liệu định danh, dữ liệu thanh toán và hồ sơ nhạy cảm phải được giới hạn cho người hoặc hệ thống có nhiệm vụ hợp lệ.

4. AITRAVAL không cam kết hệ thống an toàn tuyệt đối trước mọi rủi ro. Tuy nhiên, AITRAVAL có trách nhiệm thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp và xử lý sự cố theo pháp luật.

Ví dụ: Nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể cần xem trạng thái đơn hàng để giải đáp thắc mắc, nhưng không mặc nhiên cần quyền tải xuống toàn bộ hồ sơ CCCD của nhà cung cấp.

Điều 16. Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

Theo quy định pháp luật áp dụng, cá nhân có các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, trong phạm vi và điều kiện luật định, bao gồm các quyền như:

1. Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
2. Đồng ý hoặc không đồng ý trong trường hợp cần có sự đồng ý.
3. Rút lại sự đồng ý theo quy định.
4. Xem, truy cập hoặc yêu cầu cung cấp dữ liệu theo điều kiện pháp luật.
5. Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
6. Yêu cầu xóa dữ liệu khi đáp ứng điều kiện pháp luật.
7. Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu trong trường hợp được pháp luật quy định.
8. Phản đối việc xử lý dữ liệu trong trường hợp được pháp luật quy định.
9. Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường theo điều kiện pháp luật.
10. Các quyền khác được pháp luật bảo đảm.

Việc thực hiện các quyền trên không đồng nghĩa mọi yêu cầu đều phải được chấp thuận vô điều kiện. AITRAVAL sẽ xem xét căn cứ, phạm vi và ngoại lệ pháp luật áp dụng đối với từng yêu cầu.

Ví dụ: Người dùng phát hiện số điện thoại trong hồ sơ tài khoản bị sai có thể gửi yêu cầu chỉnh sửa. AITRAVAL có thể yêu cầu xác minh phù hợp để bảo đảm người gửi yêu cầu là chủ thể có quyền đối với tài khoản.

Điều 17. Quy trình yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu

1. Người dùng có thể gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân qua:

   • Chức năng tương ứng trên website hoặc ứng dụng, khi được cung cấp.
   • Email: AITRAVEL@GMAIL.COM.
   • Kênh chăm sóc khách hàng chính thức khác do AITRAVAL công bố.

2. Yêu cầu nên nêu rõ:

   • Họ tên và thông tin liên hệ.
   • Tài khoản hoặc đơn hàng liên quan, nếu có.
   • Loại dữ liệu hoặc quyền mà người dùng muốn thực hiện.
   • Nội dung yêu cầu và thông tin cần thiết để xác minh.

3. AITRAVAL có thể yêu cầu thông tin bổ sung hợp lý để xác minh danh tính và phạm vi yêu cầu. AITRAVAL không yêu cầu người dùng gửi thêm giấy tờ nhạy cảm nếu không cần thiết.

4. Sau khi xác minh, AITRAVAL tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo thời hạn, điều kiện và ngoại lệ được quy định trong pháp luật áp dụng.

5. Nếu không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu vì có căn cứ pháp luật, AITRAVAL sẽ phản hồi trong phạm vi pháp luật cho phép và giải thích lý do phù hợp.

6. AITRAVAL cần xây dựng quy trình nội bộ để ghi nhận ngày tiếp nhận, kết quả xác minh, người xử lý, thời hạn phản hồi và kết quả thực hiện.

7. Quy trình kỹ thuật cụ thể cho chức năng xóa tài khoản và xóa dữ liệu phải được hoàn thiện trước khi chức năng được công bố là đã hoạt động đầy đủ.

Ví dụ: Người dùng gửi email yêu cầu xóa tài khoản. AITRAVAL xác minh yêu cầu, kiểm tra các nghĩa vụ giao dịch hoặc lưu trữ còn tồn tại, sau đó xử lý phần dữ liệu đủ điều kiện xóa và thông báo kết quả theo quy trình áp dụng.

Điều 18. Xóa tài khoản và xử lý dữ liệu sau khi chấm dứt sử dụng

1. AITRAVAL dự kiến cung cấp chức năng để người dùng gửi yêu cầu xóa tài khoản. Phạm vi và quy trình triển khai cụ thể cần được hoàn thiện theo hệ thống thực tế.

2. Khi nhận được yêu cầu xóa tài khoản, AITRAVAL xác minh yêu cầu và xem xét:

   • Dữ liệu nào không còn cần thiết và đủ điều kiện xóa.
   • Dữ liệu nào cần tiếp tục lưu theo pháp luật.
   • Dữ liệu nào đang liên quan đến giao dịch chưa hoàn tất, khiếu nại hoặc tranh chấp.
   • Dữ liệu nào có thể được ẩn danh hoặc hạn chế xử lý thay vì xóa ngay.

3. Việc xóa tài khoản không mặc nhiên đồng nghĩa toàn bộ dữ liệu liên quan được xóa ngay lập tức khỏi mọi hệ thống, bản sao lưu hoặc hồ sơ phải lưu theo pháp luật.

4. Dữ liệu được giữ lại sau khi tài khoản bị xóa chỉ được tiếp tục xử lý trong phạm vi và thời gian có căn cứ hợp pháp.

5. AITRAVAL cần quy định riêng cách xử lý dữ liệu trong bản sao lưu, thời gian dữ liệu được loại bỏ khỏi bản sao lưu theo chu kỳ và biện pháp ngăn dữ liệu đã xóa bị khôi phục trái phép.

6. AITRAVAL không được sử dụng việc giữ lại dữ liệu bắt buộc để tiếp tục sử dụng những dữ liệu đó cho quảng cáo hoặc mục đích không liên quan.

Ví dụ: Một nhà cung cấp ngừng hoạt động trên AITRAVAL và yêu cầu xóa tài khoản. Hồ sơ đăng nhập không còn cần thiết có thể được xử lý để xóa theo quy trình, trong khi hồ sơ giao dịch hoặc thuế cần lưu theo pháp luật vẫn được bảo quản với quyền truy cập giới hạn.

Điều 19. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

1. Theo thông tin vận hành hiện được AITRAVAL xác nhận, định hướng là không chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

2. Tuyên bố này chỉ được sử dụng như cam kết chính thức sau khi AITRAVAL kiểm tra vùng lưu trữ, hoạt động xử lý, nhà cung cấp phụ và các luồng dữ liệu thực tế của toàn bộ hệ thống.

3. Việc sử dụng nhà cung cấp công nghệ có thể phát sinh hoạt động lưu trữ, truy cập hoặc xử lý dữ liệu ở nước ngoài, tùy theo cấu hình và dịch vụ được lựa chọn. AITRAVAL phải xác minh các yếu tố này trước khi kết luận.

4. Nếu phát sinh hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật, AITRAVAL phải thực hiện các nghĩa vụ đánh giá, hồ sơ, thông báo hoặc thủ tục liên quan theo quy định áp dụng.

5. AITRAVAL sẽ cập nhật chính sách nếu phương thức lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu thay đổi theo hướng phát sinh việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

Ví dụ: Nếu AITRAVAL thay đổi vùng lưu trữ cơ sở dữ liệu sang một quốc gia khác, việc thay đổi phải được đánh giá về bảo vệ dữ liệu và nghĩa vụ pháp lý trước khi triển khai, thay vì tiếp tục giữ nguyên tuyên bố “không chuyển dữ liệu ra nước ngoài”.

Điều 20. Xử lý sự cố và vi phạm dữ liệu cá nhân

1. Khi phát hiện hoặc có căn cứ nghi ngờ xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, AITRAVAL sẽ thực hiện các biện pháp phù hợp để:

   • Xác minh phạm vi và tính chất sự cố.
   • Hạn chế truy cập hoặc ngăn chặn việc tiếp tục xảy ra sự cố.
   • Bảo vệ dữ liệu và lưu giữ chứng cứ cần thiết.
   • Đánh giá ảnh hưởng đối với cá nhân liên quan.
   • Khắc phục nguyên nhân và giảm thiểu thiệt hại.
   • Thực hiện nghĩa vụ thông báo, báo cáo hoặc phối hợp theo pháp luật.

2. Việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và cá nhân bị ảnh hưởng được thực hiện theo thời hạn, điều kiện và trình tự mà pháp luật áp dụng quy định.

3. AITRAVAL không trì hoãn nghĩa vụ thông báo bắt buộc chỉ vì đang tiến hành điều tra nội bộ, trừ trường hợp pháp luật cho phép.

4. Người dùng nên thông báo cho AITRAVAL khi phát hiện tài khoản bị truy cập trái phép, thông tin cá nhân bị công khai ngoài ý muốn hoặc dấu hiệu lạm dụng dữ liệu.

Ví dụ: Nếu phát hiện một tài khoản quản trị bị truy cập trái phép, AITRAVAL cần khóa hoặc giới hạn quyền truy cập bị ảnh hưởng, xác minh dữ liệu có thể đã bị truy cập và thực hiện các nghĩa vụ xử lý sự cố theo pháp luật.

Điều 21. Tiếp thị, thông báo và quyền lựa chọn

1. AITRAVAL có thể gửi thông báo cần thiết liên quan đến tài khoản, bảo mật, đặt dịch vụ, thanh toán, hoàn tiền và hỗ trợ khách hàng.

2. Tin nhắn hoặc email tiếp thị, quảng cáo và khuyến mại được thực hiện theo quy định pháp luật áp dụng, bao gồm các yêu cầu về sự đồng ý, nhận diện nội dung và cơ chế từ chối khi được yêu cầu.

3. Người dùng có thể sử dụng chức năng hủy đăng ký hoặc phương thức từ chối được AITRAVAL cung cấp đối với nội dung tiếp thị, trong phạm vi pháp luật quy định.

4. Việc từ chối nhận quảng cáo không làm mất các thông báo cần thiết để bảo đảm an toàn tài khoản hoặc thực hiện giao dịch đã phát sinh.

Ví dụ: Khách có thể từ chối nhận email giới thiệu chương trình khuyến mại nhưng vẫn nhận email xác nhận đặt phòng hoặc thông báo hoàn tiền của đơn hàng.

Điều 22. Trách nhiệm của người dùng

1. Người dùng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác trong phạm vi thông tin được yêu cầu hợp pháp.

2. Người dùng cần bảo vệ thông tin đăng nhập, không chia sẻ mã xác thực và thông báo cho AITRAVAL khi phát hiện dấu hiệu tài khoản bị xâm nhập.

3. Người dùng không được cung cấp, đăng tải hoặc sử dụng trái phép dữ liệu cá nhân của người khác trên nền tảng.

4. Khi đăng ảnh, video, bài viết hoặc đánh giá, người dùng cần bảo đảm việc đăng tải và chia sẻ dữ liệu cá nhân của người khác có căn cứ phù hợp.

5. Người dùng cần kiểm tra thông tin trước khi gửi tài liệu định danh, thông tin ngân hàng hoặc dữ liệu nhạy cảm qua các kênh liên hệ.

Ví dụ: Người dùng đăng video tại một homestay và vô tình để lộ CCCD của người khác. Người đăng cần gỡ hoặc chỉnh sửa nội dung để tránh tiếp tục công khai dữ liệu không cần thiết.

Điều 23. Cập nhật chính sách

1. AITRAVAL có thể cập nhật chính sách để phản ánh thay đổi về pháp luật, chức năng nền tảng, nhà cung cấp công nghệ hoặc hoạt động xử lý dữ liệu.

2. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website hoặc ứng dụng AITRAVAL, kèm ngày cập nhật hoặc ngày có hiệu lực.

3. Nếu thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới hoặc thay đổi đáng kể cách xử lý dữ liệu, AITRAVAL sẽ thực hiện việc thông báo và lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

4. Việc cập nhật chính sách không làm mất đi các quyền hợp pháp của chủ thể dữ liệu.

Ví dụ: Nếu AITRAVAL bổ sung một công cụ phân tích mới có thu thập dữ liệu người dùng, AITRAVAL cần đánh giá tác động, cập nhật thông tin minh bạch và triển khai cơ chế đồng ý nếu pháp luật yêu cầu.

Điều 24. Liên hệ về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Người dùng có thể liên hệ AITRAVAL về việc thu thập, sử dụng, chỉnh sửa, xóa hoặc các vấn đề khác liên quan đến dữ liệu cá nhân qua:

• Nền tảng: AITRAVAL
• Email: AITRAVEL@GMAIL.COM
• Điện thoại: 0395303304
• Địa chỉ liên hệ: Khu phố Phú Thọ, phường Hòa Hiệp, tỉnh Đắk Lắk, Việt Nam

Tên pháp lý của đơn vị vận hành: Chưa chốt; cần bổ sung trước khi công bố chính thức.

AITRAVAL sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo quy trình được công bố và quy định pháp luật áp dụng.

PHỤ LỤC A. CÁC NỘI DUNG AITRAVAL PHẢI HOÀN THIỆN TRƯỚC KHI CÔNG BỐ

Phụ lục này là danh sách công việc nội bộ, không thay thế các nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.

PHỤ LỤC B. NGUYÊN TẮC VỀ THỜI HẠN LƯU TRỮ

AITRAVAL không sử dụng một thời hạn chung theo kiểu “giữ tất cả dữ liệu trong X năm”. Thay vào đó, cần xác định thời hạn theo từng nhóm dữ liệu và căn cứ pháp lý.

Ví dụ về cách xây dựng bảng nội bộ:

Bảng trên là khung để AITRAVAL hoàn thiện, không phải tuyên bố rằng các thời hạn đã được thiết lập hoặc rằng mọi nhóm dữ liệu đều được phép lưu đến cùng một mốc thời gian.

Kết thúc Mục 14.